Central de ajuda

O passo a passo do que mais perguntam. Os caminhos indicados com › são os do menu do sistema. Não achou o que procurava? Veja como falar com a gente.

• Primeiros passos
• Aplicativo do motorista
• Usuários e permissões
• Acompanhamento dos pais
• Contrato e cobrança mensal
• Boletos e remessa
• Contas a pagar e a receber
• Configurar a NFS-e
• Boleto e NFS-e pelo WhatsApp
• Licença, plano e fatura
• Esqueci a senha

Primeiros passos

Siga esta ordem e a primeira rota sai sem voltar atrás em nenhum cadastro:

1. Empresa › Cadastros › Empresa: confira razão social, CNPJ e endereço. São esses dados que vão no boleto e na NFS-e.
2. Financeiro › Cadastros › Conta e Formas de Pagamento: a conta e a forma marcadas como Padrão já vêm preenchidas em todo título novo.
3. Veículo › Cadastros › Veículo: cadastre as vans. Cada van ativa conta na quantidade contratada na licença.
4. Transporte › Cadastros › Origens e Destinos: de onde a van sai e para onde leva os passageiros, como as escolas.
5. Empresa › Cadastros › Cliente: o cliente é quem paga. Nele ficam os endereços, os passageiros (cada um com o destino) e os responsáveis.
6. Transporte › Cadastros › Rotas: escolha a van e coloque os passageiros na ordem do percurso.
7. Dê acesso ao motorista, como explicado logo abaixo.

Aplicativo do motorista

• Em Empresa › Funcionário › Usuário, crie um usuário com o e-mail do motorista. Os usuários são ilimitados: cada motorista tem o seu.
• No celular, o motorista instala o aplicativo SmartTransporte Van e entra com o e-mail e a senha. Quem trabalha para mais de uma transportadora escolhe a empresa depois do login.
• Na rota, ele escolhe Ida ou Volta, inicia e marca cada embarque e entrega. A volta é a mesma rota feita de trás para frente.
• Sem sinal, o aplicativo guarda tudo e envia quando a internet volta, sem duplicar nada.
• Abastecimentos e manutenções também podem ser lançados pelo aplicativo.

Usuários e permissões

• Em Empresa › Funcionário › Perfil, monte os perfis (por exemplo, Escritório e Motorista) e marque o que cada um pode fazer.
• Em Empresa › Funcionário › Usuário, crie um acesso por pessoa e escolha o perfil. Não compartilhe login.
• Quem fez o cadastro da empresa é o administrador e pode fazer tudo, inclusive mudar a licença.
• Quando alguém sair da empresa, desative o usuário dele.

Acompanhamento dos pais

• No cadastro do cliente, abra a seção Acompanhamento e inclua cada responsável com nome e e-mail. Deixe marcado o acompanhamento de quem pode ver a van.
• O responsável entra na área do responsável com o mesmo e-mail, que é confirmado por um código.
• A quantidade de pais liberados é a contratada na tela Licença. O pai com dois filhos na mesma transportadora conta uma vez. Se faltar vaga, o sistema avisa ao salvar.
• Tirar o acompanhamento vale a partir da próxima rota.
• O responsável marcado como E-mail NFS-e recebe a nota fiscal e não conta como pai liberado.

Contrato e cobrança mensal

Com o contrato, a cobrança e a NFS-e de cada mês saem sozinhas. Ele fica em Empresa › Cadastros › Contrato, e cada cliente tem um contrato ativo.

• Informe o valor mensal (o sistema sugere a soma das mensalidades dos passageiros), a vigência e os meses que serão cobrados.
• Escolha a forma de cobrança: boleto, conta a receber ou nenhuma. O boleto faz parte do plano Gestão.
• Pré-paga gera a cobrança no mês anterior ao da competência; pós-paga, no próprio mês. Escolha também o dia de geração, o de vencimento, os juros e a multa.
• Se quiser a NFS-e todo mês, escolha o dia e se ela só deve sair depois que o boleto for pago. A NFS-e precisa estar configurada (veja Configurar a NFS-e).
• O boleto gerado aparece pendente na tela de Boletos, pronto para ir na próxima remessa.
• Depois da primeira cobrança gerada, valor, vigência e dias não mudam mais: encerre o contrato e cadastre outro.
• A emissão automática de boletos ignora, por padrão, os clientes com contrato ativo, para não cobrar o mesmo mês duas vezes.

Boletos e remessa

• Em Financeiro › Cadastros › Conta, cadastre a conta bancária escolhendo o banco na lista e preencha os dados da carteira de cobrança que o banco passou.
• Para cobrar vários clientes de uma vez, use Fiscal › Emissão Boleto/NFS-e › Automática. Para um boleto só, Financeiro › Boletos › Boleto.
• Em Financeiro › Boletos › Remessa, gere o arquivo de remessa e envie ao banco pelo internet banking. O arquivo de retorno do banco dá baixa nos títulos pagos.
• O boleto pode ir ao cliente por e-mail ou pelo WhatsApp da empresa.

Contas a pagar e a receber

• Os títulos ficam em Financeiro › Contas a Receber › Títulos a Receber e Contas a Pagar › Títulos a Pagar. Cada título guarda a conta e a forma de pagamento; as marcadas como Padrão já vêm preenchidas.
• Para dar baixa, use Liquidar. A baixa pode ser total ou parcial, com juros, multa ou desconto, e cada baixa lança o valor na conta do título.
• Pagamento feito em duas formas? Faça duas baixas parciais.
• Errou uma baixa? Estorne a movimentação informando o motivo. O lançamento na conta é desfeito junto.
• Contas a Pagar e o restante do financeiro fazem parte do plano Gestão. Contas a Receber está nos dois planos.

Configurar a NFS-e

• Contrate a NFS-e na tela Licença. Ela libera o menu Fiscal em qualquer plano.
• Em Fiscal › Configuração › Certificado, envie o certificado digital A1 (arquivo .pfx) e a senha dele.
• Em Fiscal › Configuração › NFS-e, preencha os dados fiscais da empresa e o ambiente de emissão.
• Sem a configuração completa, o contrato não cria a nota: ele espera e tenta de novo depois que a configuração estiver certa.
• O envio e a consulta da nota na prefeitura são automáticos. As notas ficam em Fiscal › NFS-e › Admin, e o relatório em Relatórios › Fiscal › NFS-e.

Boleto e NFS-e pelo WhatsApp

1. Abra Empresa › Configuração › WhatsApp.
2. No celular do número que vai mandar as mensagens, abra o WhatsApp, toque em Mais opções ou Configurações e depois em Aparelhos conectados.
3. Toque em Conectar aparelho e aponte a câmera para o QR Code da tela.

Os textos das mensagens ficam em Empresa › Configuração › Mensagem. As mensagens saem uma de cada vez, com alguns segundos de intervalo, para o número não ser bloqueado pelo WhatsApp.

Licença, plano e fatura

• Tudo fica em Licença e plano, no rodapé do menu. Só o administrador da empresa faz mudanças.
• Escolha o plano, quantas vans, quantos pais com acompanhamento, se quer a NFS-e e o ciclo, mensal ou ano letivo (10 mensalidades por 12 meses).
• Aumentar vale na hora. Diminuir vale a partir da próxima fatura e não pode ficar abaixo do que está em uso.
• A fatura sai pelo Asaas, e você paga por Pix, boleto ou cartão. Quem assina tem 5 dias de carência depois do vencimento, porque o boleto pode levar até 3 dias úteis para ser confirmado.
• Passada a carência sem pagamento, o acesso fica bloqueado até a regularização. Nenhum dado é apagado.

Esqueci a senha

• Na tela de entrada, clique em Esqueci minha senha e informe o e-mail. Chega um link para criar a senha nova.
• Não chegou? Confira a caixa de spam e se o e-mail está escrito igual ao do cadastro.
• Depois da troca, as sessões abertas com a senha antiga deixam de ser renovadas e pedem o login de novo.

Fale com a gente

Atendimento das 8h às 18h.

• Dentro do sistema: Ajuda & Suporte › Escrever para o suporte. A mensagem já leva a sua empresa e a tela em que você estava, e a resposta chega no seu e-mail.
• WhatsApp: (31) 97131-8467
• E-mail: smarttransporte.corp@gmail.com